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1. Declaración de responsabilidad social en COFAS

COFAS entiende su actividad en un contexto y ámbito social muy amplio. Su propia creación como cooperativa, fruto de la colaboración eficaz de un colectivo de farmacéuticos, tiene el fundamento de ofrecer las mayores garantías de salud y bienestar al conjunto de los ciudadanos.

Con el propósito de que estos orígenes y razón de ser se vean correspondidos de la mejor forma posible, se desarrolla un plan de responsabilidad social que asegure que los esfuerzos y acciones de COFAS tienen la repercusión social más eficaz posible, teniendo en cuenta todas las partes interesadas, sus necesidades y expectativas, y organizando los recursos necesarios para dar cabida a todos los aspectos necesarios.

2. Principios fundamentales

Para que la actividad de COFAS se desarrolle en un entorno socialmente responsable, se han establecido una serie de principios y bases de comportamiento que permitirán guiar el conjunto de las acciones de gestión y la coordinación de todas las partes interesadas. Estos principios se recogen y difunden en forma Misión, Visión y Valores, que ofrecen el punto de partida para la identificación de todas las personas con COFAS; la declaraciones de Políticas en las diferentes áreas de la gestión, permiten establecer las bases y fundamentos para el desarrollo de procesos, procedimientos y métodos de trabajo y permiten el establecimiento de un Código Ético de obligada observancia y cumplimiento en toda actividad desarrollada por COFAS.

La actividad de COFAS se incardina en el Sistema de Salud, siendo éste uno de los pilares fundamentales de la sociedad del bienestar, por lo que nos alienta y ,a la vez, nos exige la máxima responsabilidad y la eficaz contribución a que el ciudadano y la sociedad, en general perciban de forma satisfactoria y excelente nuestros servicios.

2.1. Políticas

2.1.1. Política de calidad, mejora continua e innovación

La actividad de COFAS se realiza en un entorno y bajo unas condiciones que permitan asegurar la necesaria calidad de la mismas, entendiendo por ello y en última instancia la satisfacción de nuestras partes interesada, en particular la relativa a nuestros socio y clientes.

La Dirección de COFAS dispondrá de los recursos necesarios para que los objetivos en materia de calidad puedan ser llevados a cabo de forma eficaz, asignando las responsabilidades y funciones necesarias para la definición, seguimiento, mantenimiento y mejora del sistema de gestión de calidad.

La dirección de COFAS considera que la forma más eficaz de conseguir la satisfacción de nuestros socios y clientes es la implantación de un sistema de calidad, desarrollado por una serie de políticas, procesos y procedimientos que deberán ser observados y cumplidos por todo el personal de COFAS. Además, se considera la aplicación de referentes internacionales como las norma ISO 9001 para asegurar la eficacia de este sistema.

La calidad deberá ser tenida en cuenta en cada uno de los procesos, y con el objetivo final de prestar un servicio:

  • Que asegure a nuestros socios y clientes la disponibilidad de mercancía en tiempo y condiciones para su venta.
  • Disponer de servicios que les permitan una mejor y más eficaz gestión de las oficinas de Farmacia.

Además debe tenerse en cuenta la necesidad de mejorar de forma continua nuestros procesos y servicios para no solo adaptarnos las necesidades que surgen si no a las que puedan surgir. En este sentido la innovación como actividad por la que se generar o mejoran sustancialmente nuestros procesos y servicios deberá incardinarse en la gestión para poder asegurar una incorporación continua, eficaz y eficiente de tecnología a nuestros procesos.

2.1.2. Política de sostenibilidad y medioambiente

Las actividades llevadas a cabo en COFAS para el desarrollo de sus servicios deberán atender a criterios de respeto con el medioambiente, colaborando activamente a que los posibles impactos que se puedan producir se minimicen y además deberá trabajar de forma activa para colaborar en la generación de un entorno medioambiental adecuado.

El diseño y la puesta en marcha de procesos que lleven a cabo la actividad de COFAS deberán ser sujetos al análisis necesario para identificar los posibles impactos medioambientales que puedan producirse y aplicar las medidas necesarias para evitarlos o minimizarlos.

Se atenderá a la legislación vigente en cualquiera de sus ámbitos para asegurar que las actividades de COFAS no tienen un efecto negativo en su entorno.

COFAS aplicará medidas de comunicación, difusión y concienciación para que sus partes interesadas colaboren activamente en el mantenimiento y generación de un entorno medioambientalmente respetuoso.

La dirección de COFAS aportará los recursos necesarios para que la aplicación de esta política sea llevada a cabo con la mayor de las eficacias posibles.

2.1.3. Política de seguridad de la información

Los diferentes procesos que hacen posible la gestión de los servicios de COFAS, se basan en la disponibilidad de una serie de informaciones que deben ser gestionadas bajo las siguientes premisas:

  • Accesibilidad: Debiendo asegurar que la información está disponibles para aquellas partes que requieren de la misma para la realización de sus procesos o toma de decisiones.
  • Confidencialidad: Los datos e informaciones disponibles por COFAS tendrán en cuenta la confidencialidad necesaria para evitar la difusión de informaciones que puedan perjudicar a terceros.
  • Seguridad: Los datos e informaciones deben asegurar que se mantienen, conservan y actualizan de forma segura, así como que el acceso a la misma se limite a aquellas personas con la autorización necesaria.

Para ello, COFAS implanta un sistema basado en la norma UNE-EN ISO 27001, en la que se establecen las responsabilidades, procesos y procedimientos necesarios para asegurar el adecuado tratamiento de la información.

Además, todos los procesos que requieran o recojan datos relativos a personas serán tratados bajo pautas que aseguren el cumplimiento de la LOPD.

La actividad de distribución de COFAS en el sector sanitario/farmacéutico obliga a la colaboración activa con las administraciones públicas para controlar y mitigar delitos relacionados con los medicamentos (falsificación, consumos no justificados…) y para ello se intercambiará la información necesaria con las Instituciones que lo soliciten.

2.1.4. Política de Buenas Prácticas de Distribución

La actividad de distribución de COFAS está sujeta al cumplimiento de una serie de requisitos legales definidos como Buenas Prácticas de Distribución.

La dirección de COFAS asume el compromiso del cumplimiento de estas normas, así como la dotación de recursos, responsabilidades, procesos y procedimientos que hagan posible que la actividad de COFAS cumpla de forma eficaz con estos requisitos.

Los procesos y procedimientos atenderán a los requisitos de las Buenas Prácticas de Distribución. La dirección asume el compromiso de difundir y facilitar al personal de COFAS de los conocimientos y medios necesarios para que el cumplimiento de las Buenas Prácticas de Distribución pueda ser llevado a cabo de forma eficaz por todas las personas de la organización.

Se adquiere el compromiso de colaborar con las administraciones públicas en el desarrollo y mejora aplicación de las Buenas Prácticas de Distribución, informado diligentemente de todos aquellos aspectos que puedan afectar su aplicación.

2.1.5. Política de seguridad y prevención

La actividades realizadas por el personal de COFAS se realizarán en un contexto y condiciones que aseguren que los riesgos que puedan llevar a accidentes o enfermedades profesionales, se vean minimizados.

Las actividades y procesos de COFAS serán sometidos al análisis necesario para identificar los potenciales riesgos para el personal que los desarrolla, poniendo los medios necesarios evitar que estos riesgos se manifiesten.

Se realizará un seguimiento y control del estado de las actividades laborares de COFAS, y en especial se realizará un vigilancia y cumplimiento de la legislación vigente aplicable en materia de prevención

Desde la dirección se transmite una cultura del trabajo en el que se asegure la integridad física de las personas, no solo actuando frente aquellos aspectos que hayan dado lugar a incidentes o accidentes, si no que se facilite y ponga en valor mejoras de forma continua para favorecer un entorno de trabajo seguro

2.1.6. Política de Igualdad de Género

El compromiso de COFAS hacia políticas activas de igualdad de género es tenido en cuenta en todos los procesos involucrados en la gestión de COFAS.

COFAS aplicará criterios de igualdad de género en cuanto al trato de su personal, atendiendo a procesos de selección, remuneración, reconocimiento, promoción, etc. que aseguren que los criterios de igualdad de género son aplicados de forma eficaz.

COFAS contribuirá activamente a que en su entorno y partes afectadas se desarrollen políticas activas en materia de igualdad de género, propiciando la comunicación, difusión y concienciación necesaria.

Se establecerán mecanismos internos de control, seguimiento y mejora mediante comités de igualdad que se vean representados el personal de COFAS y sus partes interesadas, mediante la implantación de un plan de igualdad de género.

La dirección de COFAS pondrá en marcha los planes de actuación y los recursos necesarios para que las políticas de igualdad de género se desplieguen y desarrollen de forma eficaz

2.1.7. Política de prevención de delitos

La posición de COFAS es rotunda frente a la comisión de cualquier acto ilícito, penal o de cualquier otra índole, así como su voluntad de combatirlos y de esta forma prevenir un eventual deterioro de su imagen y su valor reputacional.

Para ello la Dirección de COFAS asume el compromiso de implantar un sistema que permanente la vigilancia y sanción de los actos y conductas fraudulentos, de mantenimiento de mecanismos efectivos de comunicación y concienciación de todos los empleados y de desarrollo de una cultura empresarial de ética y honestidad. Para su desarrollo se ha considera tomar la referencia reconocida según UNE –ISO 19600.

Todos los empleados de COFAS, así como las partes interesadas deberán atender a los requisitos del sistema de gestión de la prevención de delitos, colaborando activamente en la identificació y en la prevención de delitos.

2.1.8.Política de Responsabilidad Social Corporativa

COFAS establece la necesidad de desarrollar su actividad como cooperativa de distribución de medicamentos y productos farmacéuticos, y de proveedor de soluciones a la gestión de la farmacia, en un contexto de responsabilidad hacia sus partes interesadas, identificando en cada una de ellas las expectativas y necesidades que requieren de COFAS y desarrollando mecanismos que aseguren su cumplimiento.

La actividad de COFAS debe caracterizarse por el compromiso hacia el cumplimiento de principios básicos de le gestión como la transparencia, respecto a las personas, colaboración eficaz, atención a las partes interesadas, cumplimiento de normativa y legislación, rendición de cuentas, comportamiento ético, así como los requisitos aplicables De tal forma que no solo se aplique a la gestión gestión de COFAS, sino que además permita difundir estos principios hacia todas las partes interesadas.

Para la adecuada gestión de los principios de Responsabilidad Social se establece un Código ético de obligado cumplimiento por la partes interesadas, y que la dirección de COFAS asegura que se despliega de forma eficaz en todas las áreas de la gestión afectadas.

Para la correcta gestión se tienen en cuenta los principios y aspectos recogidos en la norma ISO 26000, así como el conjunto de requisitos aplicables.

Se establece un Comité de ética como órgano principal de gestión de la responsabilidad social, que definirá, establecerá, implantará y mejorará de forma continua los requisitos de gestión de la Responsabilidad Social Corporativa que serán implantados a través del despliegue de los objetivos de Responsabilidad Social.

2.2 Misión Visión y Valores

Proporcionar un servicio en la distribución farmacéutica dando valor añadido a todas las partes interesadas, aportando a sus socios un servicio global para el mejor desarrollo de la gestión de las oficinas de farmacia.

Liderar el cambio del sector farmacéutico a través de un modelo de gestión que favorezca el desarrollo del talento, dando soluciones al socio al mismo tiempo que le posiciona como referente en la sociedad.

  • Compromiso; basado en la humildad y la generosidad del bien común por encima de los beneficios individuales. 
  • Comunicación; constante y fluida, formal e informal, basada en el respeto, pero trasparente para construir confianza.
  • Profesionalidad; no se trata de tener los costes más bajos, ni ser el que más distribuye, etc.  El reto es alcanzar la excelencia en el desarrollo del socio, los empleados y el entorno.
  • Liderazgo; estratégico y a futuro. No solo una cuota de mercado, la pro actividad para crear el futuro y exportarlo a los demás

2.3 Código ético

El presente Código Ético constituye una declaración expresa de los valores, principios y normas que deben regular la conducta de todas las personas que integran y que colaboran con COFAS para el desarrollo responsable de su actividad profesional, en sus relaciones con todas las partes interesadas. Los criterios de conducta recogidos en éste Código no pretenden contemplar la totalidad de situaciones o circunstancias con las que COFAS se pueden encontrar, sino establecer unas pautas generales de conducta que les orienten en su forma de actuar durante el desempeño de su actividad profesional.

Observancia y cumplimiento de la legalidad vigente

Además de los aspectos legales y reglamentarios que pueden afectar a COFAS por su condición de empresa y por tanto de su actividad mercantil, la actividad de COFAS se enmarca en el sector de la distribución farmacéutica al que le aplican una serie de requisitos legales y reglamentarios con amplio desarrollo y aplicación específica. Corresponde a los Directivos de COFAS el asegurar, vigilar y hacer cumplir la legislación aplicable, trasladando a las partes interesadas el necesario cumplimiento de la misma.

Todas las personas sujetas a este Código deben ser conscientes de la obligación y el compromiso que tienen de desarrollar su actividad profesional de manera legal, respetando íntegramente los compromisos y obligaciones asumidas por COFAS.

Integridad de las personas

El desempeño de las tareas encomendadas y funciones atribuidas se realizará atendiendo a criterios de eficacia, lealtad y respeto a todas las partes interesadas. Las decisiones deberán ser tomadas en un contexto desde la independencia e integridad, sin atender a motivaciones, intereses personales o motivaciones que puedan provocar conflicto de interés.

Cualquier persona de COFAS que el desarrollo de las funciones identifique presiones o condicionantes que no le permitan tomar decisiones libremente y en el marco de la Política de Gestión de COFAS, deberá trasladarlo al Comité de ética por los procedimientos establecidos al efecto.

Las actividades profesionales o personales que una persona pueda desarrollar fuera de su relación con COFAS no causarán perjuicio ni afectaran a los intereses de COFAS.

Cualquier persona de COFAS que en el desarrollo de sus actividades se vea inmersa en un posible conflicto de intereses deberán poner en conocimiento del comité de ética la situación para su valoración y análisis.

Transparencia, colaboración y conducta responsable

El desempeño de las tareas encomendadas y funciones atribuidas serán realizadas en un entorno colaborativo y de transparencia, generando el clima de confianza entre todas las partes interesadas; trasladando de forma completa, objetiva y ágil las informaciones necesarias.

Deberá atenderse a una conducta en la que se asegure el necesario respeto, teniendo en cuenta los principios fundamentales de los Derechos Humanos y Libertades Públicas, asegurando que las decisiones y tareas realizadas se hacen desde el respeto a las personas e instituciones.

COFAS colaborará con las instituciones y organismos públicos en materia de prevención de delitos, especialmente los relativos a los que afecten a la salud pública y los medicamentos, estableciendo políticas activas de prevención del fraude de medicamentos o de usos que puedan afectar a la salud pública.

Uso responsable de medicamentos y lucha contra el fraude

Los procesos, medios y recursos implantados en COFAS de definirán asegurando que todas las partes interesadas actúan en un contexto de uso de medicamento responsable, siendo especialmente sensible aspectos como mercados alternativos y no legales de estupefacientes, anabolizantes o cualquier tipo de medicamente que por sus características sea especialmente sensible a ser comercializado en canales no legales. Cualquier persona y colaboradores de COFAS no solamente atenderán a una gestión ética de los medicamentos, si no que deberá ser vigilante de que estas situaciones no se produzcan.

La falsificación de medicamentos es una práctica existente y que amenaza el sector, cualquier colaboración o facilitación de que este tipo de conductas sean llevadas a cabo está totalmente prohibida, además de establecer sistemas que lo prevengan, identifiquen y lo pongan en conocimiento de las partes interesadas.

Los procesos de desabastecimiento son especialmente sensibles, en el sentido de que prácticas comerciales que generen canales de distribución que no repercutan en una asistencia sanitaria directa hacia el paciente necesitado de medicamentos , se evitarán y se analizarán cualquier aspecto que pueda repercutir en ello.

Confidencialidad

Las informaciones disponibles por las personas de COFAS por el desarrollo de sus funciones deberán ser tratadas con la confidencialidad necesaria, evitando trasladar a terceros informaciones que puedan suponer a nuestras partes interesadas un perjuicio. La dirección de COFAS pondrá a disposición de las personas y procesos los medios necesarios para que los trabajos se puedan realizar asegurando la necesaria confidencialidad, y asegurar que ésta se cumple y mantiene.

Uso responsable de recursos

COFAS pone a disposición de sus partes interesadas los recursos necesarios para el desarrollo de tareas encomendadas y funciones asignadas. Las personas deberán velar por un uso responsable de estos recursos asegurando una correcta utilización y protección de los activos y recursos que le son facilitados. Por recursos deben entenderse cualquier equipamiento, materiales de trabajo, materiales almacenados, documentación… incluyendo los recursos financieros, evitando derroches o  gastos innecesarios.

No se hará un uso de los recursos que no sea el previsto, en particular, la substracción o uso no autorizado de productos disponibles en COFAS está totalmente prohibido.

Entorno de trabajo

COFAS proporciona el entorno de trabajo necesario para la realización de las tareas, proporcionando la seguridad necesaria de sus instalaciones, así como la seguridad de sus empleados y colaboradores.

Todos los empleados y el resto de partes interesadas deben conocer y cumplir las normas de protección de la salud y seguridad en el trabajo y velar por la seguridad propia y, de todas las personas que pudieran verse afectadas por el desarrollo de sus actividades.

COFAS considera incompatible el consumo de drogas o el abuso del alcohol con el desarrollo íntegro y responsable de la actividad laboral, por lo que el desempeño de las funciones inherentes al puesto de trabajo bajo los efectos de estas sustancias será sancionado.

Respeto al medio ambiente

La ejecución de los procesos y actividades de COFAS así como el comportamiento de cada una de las personas tendrán en cuenta el respeto al medio ambiente, no solo evitando y reparando emisiones, derrames o consumos no justificados de recursos naturales y energético, si  no que se debe participar activamente en minimizar el impacto que las actividades de COFAS puedan tener en el medio ambiente.

3. Áreas de actuación

3.1 Personas

3.2 Medioambiente

3.3 Sociedad

3.4 Administración / Compliance

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